Pengadaan printer beberapa unit sebaiknya dimulai dari pembagian kebutuhan tiap divisi. Tidak semua meja membutuhkan model yang sama, tetapi terlalu banyak model juga dapat menyulitkan persediaan tinta dan dukungan pengguna. Tujuannya adalah memilih kombinasi perangkat yang sesuai pekerjaan dan mudah dikelola.

Untuk memulai pengadaan printer kantor, kelompokkan kebutuhan menjadi cetak terpusat, cetak bersama, dan pekerjaan khusus. AYOO Store menampilkan pilihan perangkat dalam kategori Office Equipment. Gunakan katalog untuk menyusun kandidat, kemudian minta rincian penawaran sesuai jumlah unit dan lokasi perusahaan.

Kelompokkan kebutuhan sebelum menentukan jumlah

Minta setiap divisi mencatat dokumen yang paling sering dicetak, perkiraan volume bulanan, kebutuhan warna, dan pengguna aktif. Tambahkan kebutuhan scan, copy, cetak dua sisi, atau pemindaian banyak lembar. Informasi ini membantu mencegah pembelian perangkat yang kekurangan fungsi.

Tinjau juga letak meja dan jarak pengguna ke printer bersama. Satu perangkat bersama bisa lebih mudah dikelola dalam sebagian alur kerja, tetapi belum tentu tepat bagi loket atau meja yang membutuhkan dokumen segera. Nilai dampaknya terhadap proses kerja sebelum menyepakati jumlah akhir.

Pilih kandidat berdasarkan fungsi

Sebagai contoh awal, Brother DCP-T230 dapat diperiksa untuk kebutuhan printer ink tank melalui USB. Brother DCP-T530DW dapat diperiksa ketika dibutuhkan koneksi nirkabel dan duplex otomatis. Spesifikasi koneksi tersebut tercantum pada halaman resmi T230 dan T530DW.

Contoh tersebut bukan alasan untuk menggunakan kedua model di semua divisi. Jika kebutuhan perusahaan mencakup ukuran kertas, volume, atau alur pemindaian berbeda, buat persyaratan itu sebagai penyaring pertama. Nama merek tidak menggantikan kecocokan fungsi.

Hitung total biaya kepemilikan pada periode yang sama

Harga printer kantor merupakan komponen awal. Total biaya kepemilikan juga mencakup tinta atau toner, kertas, penggantian komponen yang relevan, serta biaya dukungan yang disepakati. Gunakan jangka waktu yang sama ketika membandingkan kandidat, misalnya 12 atau 24 bulan.

Untuk simulasi sederhana, bayangkan dua penawaran fiktif masing-masing lima unit. Opsi A berharga Rp10.000.000 dengan estimasi supplies Rp6.000.000 setahun. Opsi B berharga Rp12.000.000 dengan estimasi supplies Rp3.000.000. Subtotal perangkat dan supplies menjadi Rp16.000.000 untuk A dan Rp15.000.000 untuk B.

Angka tersebut hanya ilustrasi, bukan harga produk AYOO Store atau klaim penghematan model tertentu. Kertas, komponen, dan layanan belum masuk. Contohnya menunjukkan mengapa biaya pemakaian printer perlu diperiksa bersama harga awal menggunakan asumsi volume yang setara.

Standarkan model sejauh kebutuhan memungkinkan

Jika beberapa divisi memiliki kebutuhan sama, evaluasi penggunaan model dan kode supplies yang seragam. Ini dapat menyederhanakan pencatatan stok dan instruksi penggunaan. Namun, jangan memaksakan standar tersebut pada divisi yang membutuhkan fungsi berbeda.

Untuk printer untuk perusahaan, tetapkan juga penanggung jawab perangkat per lokasi. Catat nomor seri, tanggal penerimaan, dan bukti pembelian. Data ini membantu ketika perusahaan melakukan pemesanan supplies atau menindaklanjuti kendala perangkat.

Minta penawaran printer yang mudah dibandingkan

Cantumkan model atau spesifikasi minimum, jumlah unit, alamat pengiriman, dan target penggunaan. Minta harga per unit, subtotal, pajak, ongkir, masa berlaku harga, ketentuan garansi, serta estimasi pengiriman. Jika memerlukan instalasi atau pengaturan jaringan, tanyakan ketersediaan dan cakupan pekerjaan secara terpisah.

Tentukan kriteria penerimaan sebelum membeli: kesesuaian model, jumlah, kelengkapan, serta fungsi yang harus diperiksa saat barang datang. Jika pemasangan bertahap diperlukan, mintalah jadwal yang disepakati agar pembagian perangkat ke divisi lebih teratur.

Kirim daftar kebutuhan pengadaan printer ke AYOO Store. Sertakan jumlah per model dan ringkasan kebutuhan tiap divisi untuk mendapatkan dasar penawaran yang dapat dibandingkan oleh tim pengadaan.