Pengadaan tinta dan toner bulanan membantu perusahaan mengubah pembelian mendadak menjadi pesanan yang dapat direncanakan. Kuncinya adalah daftar kode supplies yang benar, catatan pemakaian, dan stok yang benar-benar tersedia. Tanpa ketiganya, perusahaan bisa membeli terlalu banyak satu kode sementara printer lain kehabisan supplies.

Mulailah dengan katalog supplies AYOO Store untuk mencocokkan barang yang dibutuhkan. Setelah daftar per kode selesai, mintalah penawaran berdasarkan jumlah dan jadwal kebutuhan perusahaan. Pengadaan berkala perlu disepakati melalui penawaran; jangan menganggap semua toko otomatis menyediakan kontrak pasokan bulanan.

Bangun daftar induk supplies printer kantor

Satukan data model printer, lokasi, identitas aset, kode supplies, warna, dan satuan pembelian. Untuk pembelian toner, tambahkan kode cartridge secara lengkap. Jangan hanya mencantumkan merek printer atau nama divisi.

Satu kode dapat digunakan pada beberapa perangkat yang memang kompatibel, tetapi hubungan tersebut perlu dikonfirmasi dari panduan produsen. Sebaliknya, dua printer dengan merek sama belum tentu menggunakan supplies yang sama. Daftar induk sebaiknya ditinjau setiap kali perangkat baru masuk atau printer lama tidak lagi digunakan.

Tentukan pula persyaratan produk, misalnya original atau alternatif yang sudah disetujui perusahaan. Jika penjual mengusulkan pengganti, minta kode dan rinciannya terlebih dahulu. Penggantian tanpa pemeriksaan dapat membuat barang tiba sesuai jumlah tetapi tidak sesuai kebutuhan.

Hitung kebutuhan berdasarkan pemakaian dan stok

Gunakan rumus per SKU: jumlah pembelian = estimasi pemakaian periode berikutnya + target stok akhir − stok tersedia − pesanan masuk yang tiba sebelum diperlukan. Jika hasilnya negatif, tidak perlu memesan untuk target tersebut; periksa kembali apakah stok berlebih dapat digunakan pada periode selanjutnya.

Simulasi 8 + 2 − 3 − 1 = 6 hanya menjelaskan perhitungan. Tetapkan angka perusahaan dari catatan pemakaian sendiri. Jangan mengurangi kebutuhan dengan pesanan yang baru tiba setelah printer diperkirakan kehabisan bahan.

Sesuaikan stok tinta dan toner dengan waktu pengiriman

Pengadaan bulanan tetap memerlukan pemantauan di tengah periode. Jika volume cetak naik saat audit, promosi, atau tutup buku, kebutuhan bisa berbeda dari rata-rata. Mintalah setiap divisi menginformasikan kegiatan yang berpotensi meningkatkan pemakaian sebelum pesanan disusun.

Target stok tinta dan toner juga perlu mempertimbangkan lama pengiriman serta ketidakpastian kebutuhan. Cadangan yang sama untuk semua kode belum tentu tepat. Barang yang jarang digunakan dapat membutuhkan kebijakan berbeda dari supplies yang menopang pekerjaan harian.

Untuk restok tinta di beberapa cabang, pisahkan stok pusat dan stok masing-masing lokasi. Jangan menganggap barang di gudang pusat dapat digunakan cabang pada hari yang sama jika pengirimannya memerlukan waktu. Catat kapan perpindahan stok benar-benar akan tiba.

Checklist penawaran tinta dan toner

Siapkan nama perusahaan, kontak pengadaan, daftar kode produk, jumlah per kode, serta alamat pengiriman. Tambahkan tanggal kebutuhan dan apakah barang dikirim sekaligus atau bertahap. Jika membutuhkan dokumen transaksi tertentu, cantumkan sejak permintaan awal.

Minta penawaran tinta dan toner merinci harga per unit, satuan kemasan, pajak, ongkir, masa berlaku harga, serta estimasi ketersediaan. Tanyakan mekanisme konfirmasi ketika sebagian barang belum tersedia. Pilihan pengiriman parsial atau penggantian produk perlu mendapatkan persetujuan perusahaan sebelum dilakukan.

Untuk pesanan rutin, tanyakan apakah jadwal pasokan dapat disepakati dan bagaimana perubahan jumlah ditangani. Pertanyaan tersebut membantu membangun proses pembelian yang jelas tanpa menganggap ada layanan atau harga kontrak yang belum ditawarkan.

Periksa penerimaan sebelum memperbarui stok

Saat barang tiba, cocokkan SKU, warna, satuan kemasan, dan jumlah dengan pesanan. Catat kondisi kemasan dan simpan invoice. Masukkan stok hanya setelah pemeriksaan penerimaan selesai agar jumlah di pencatatan mencerminkan barang yang benar-benar dapat digunakan.

Evaluasi pemakaian aktual pada akhir periode. Jika selisihnya besar dari perkiraan, perbarui rencana berikutnya dan periksa penyebabnya, seperti perubahan pekerjaan atau distribusi stok antarbagian.

Ajukan pengadaan tinta dan toner ke AYOO Store dengan daftar kode, jumlah, dan jadwal kirim. Data yang lengkap membuat penawaran lebih mudah diperiksa dan disetujui oleh tim pengadaan.